“Det som ikke er dokumentert, anses som ikke utført”

10 September, 2019

Dette er en kjent frase for bransjen når kvalitetskontrolløren kommer på besøk. I følge finanstilsynet er det en rekke områder revisorer og regnskapsførere får gjentatte merknader på. I denne artikkelen presenterer vi noen av dem. 

• Interne rutiner blir ikke godt nok dokumentert

Dette fordi det er en tidkrevende prosess hvor man gjerne ringer kunden og gjennomgår interne rutiner i virksomheten. Men hva kan gjøres for å effektivisere denne prosessen? 

Vi i Digital Revisor har utviklet en tjeneste som heter "forespørsler og bekreftelser". Denne gjør prosessen strukturert og fullstendig. Den fungerer slik at klienten mottar en forespørsel hvor alle spørsmål om interne rutiner i selskapet blir spurt, og revisor/regnskapsfører kan gjerne gå gjennom sammen med kunde eller vente på at kunden besvarer forespørselen. Slik tror vi at det blir enkele for revisor og regnskapsfører å holde seg oppdatert på kundens interne rutiner. Kundene får samtidig kanskje noen påminnelser og gode råd underveis på en strukturert og ryddig måte. 

• Aksept av oppdrag uten tilstrekkelig kundekontroll

Tradisjonelt sett skjer dette ved at klienten møter revisor eller regnskapsfører fysisk og tar med identifikasjon. Men hva gjør man dersom klienten holder til i Tromsø og revisor/regnskapsfører holder til i Oslo? Med vår digitale kundekontroll kan du identifisere en ID når og hvor som helst gjennom videosamtale med klienten. Dette skjer ved at klienten viser frem passet eller førerkortet sitt. Denne metoden for kundekontroll er godkjent av både finanstilsynet og datatilsynet. 

• Mangel på dokumentasjon på avholdte styremøter

Ofte ser vi at styremøter blir holdt uformelt på telefon hvor mange detaljer ikke blir protokollført. Med et nettbasert styrerom i portalen vår, er det enkelt å gjennomføre styremøter, signere på den og til slutt lage den obligatoriske protokollen. Her inviterer man deltagerne til avstemming og kommentarer som blir lagret kronologisk i saksarkivet. 

• Dokumentasjon og avstemming/bekreftelse av kortsiktig gjeld

Dette er ofte omfattende arbeid som inkluderer innhenting av kontaktinfo og oppfølging som ofte medfører hull i oppdragsdokumentasjonen. Et eksempel på dette er bekreftelser av leverandørgjeld. Her må revisor kontakte leverandøren til klienten og be dem bekrefte saldoen. Dette betyr at revisoren må bruke tid på å finne riktige e-postadresser, og sende ut til de forskjellige leverandørene. Ofte tar det lang tid å få bekreftet saldoene. Denne prosessen blir automatisert i portalen vår, ved utsending av en felles forespørsel til de ulike leverandørene på samme tid. 

• Dokumentasjon av IB ved nytt oppdrag

I stedet for å motta litt og litt dokumentasjon "her og der", kan man gjennom portalen vår motta all dokumentasjon av alle vesentlige balanseposter samtidig. Dette gjør prosessen enklere og gir bedre oversikt for både oppdragstaker og avsender av dokumentasjonen. 

• Kartlegging av nærstående

Det er nyttig for revisor og regnskapsfører å vite hvem som er nærstående til selskapet man tar på seg som kunde. En enkel måte å få oversikt over dette, er å sende klientene en spesiallaget forespørsel gjennom portalen vår. Dette skal hente inn tilstrekkelig dokumentasjon på en enklest mulig måte for alle parter.